Politique de confidentialité

Le responsable du traitement est la société Shibadoc, SASU au capital de 5 000,00 €, immatriculée au R.C.S. d'Antibes sous le numéro 884 826 157, dont le siège social est situé au 25 bd JF Kennedy, 06800 Cagnes Sur Mer.

Contact : contact@ultradocia.fr

Formulaire de contact : prénom, nom, adresse e-mail (et e-mail secondaire facultatif), message.

Compte client : type de compte (professionnel ou particulier) ; pour un professionnel, SIRET, raison sociale, adresse et numéro de TVA, issus de l'annuaire officiel des entreprises ; pour un particulier, adresse postale.

Utilisateurs du compte : prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous forme hachée), paramètres de double authentification.

Utilisation du service : pièces médicales déposées et dossiers générés (voir la section 3), consommation de crédits IA.

Facturation : factures et historique des rechargements. Les données de carte bancaire sont saisies directement chez notre prestataire de paiement Stripe : nous n'y avons jamais accès.

Données techniques : adresse IP, navigateur (user-agent), sessions ouvertes et journal des actions réalisées dans l'espace client.

Les pièces que vous déposez pour analyse peuvent contenir des données de santé concernant des tiers (patients, personnes expertisées). Ce sont des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD.

Pour ces données, vous restez responsable du traitement vis-à-vis des personnes concernées ; Shibadoc agit en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et ne les traite que pour réaliser l'analyse que vous demandez.

• Le fichier PDF d'origine est traité en mémoire et n'est pas enregistré sur nos serveurs.
• Seul le dossier structuré généré (.docx) est conservé, chiffré, et accessible uniquement aux utilisateurs de votre compte.
• Les pages sont analysées par des modèles d'intelligence artificielle ; elles ne servent pas à entraîner ces modèles.
• Les données de santé sont hébergées chez un hébergeur certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS).

• Répondre à vos demandes de contact : sur la base de votre consentement, recueilli dans le formulaire et que vous pouvez retirer à tout moment.
• Créer et gérer votre compte, fournir l'analyse de documents : exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b du RGPD).
• Facturer et tenir la comptabilité : respect de nos obligations légales (article 6.1.c du RGPD).
• Sécuriser le service (double authentification, journal des actions, protection anti-robot) : notre intérêt légitime à protéger le service et vos données (article 6.1.f du RGPD).

Vos données ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins publicitaires.

Les pièces médicales et les dossiers générés restent hébergés dans l'Union européenne.

Certains prestataires techniques (Stripe, Cloudflare, Google) peuvent traiter des données limitées, comme votre adresse IP ou les informations de paiement, aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

• Demandes de contact : 3 ans à compter du dernier échange.
• Compte client et utilisateurs : pendant toute la durée de la relation contractuelle. Après la clôture du compte, les données nécessaires à la preuve du contrat sont archivées 5 ans (délai de prescription de droit commun), puis supprimées.
• Dossiers générés (.docx) : tant que votre compte est actif, puis supprimés dans les 30 jours suivant sa clôture. La clôture du compte, comme la suppression de vos dossiers, se demande à tout moment à contact@ultradocia.fr.
• Factures et pièces comptables : 10 ans, conformément au Code de commerce.
• Journal des actions et données techniques : 1 an.
• Cookies de session : 15 minutes (accès) et 7 jours (maintien de la connexion).

Le site n'utilise aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité. Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement sont déposés ; ils ne requièrent pas votre consentement :

• ud_at et ud_rt : maintien de votre connexion à l'espace client (15 minutes et 7 jours).
• csrf-token : protection des formulaires contre les requêtes frauduleuses.

• Connexions chiffrées (HTTPS).
• Double authentification obligatoire pour accéder à l'espace client (application d'authentification ou code par e-mail).
• Mots de passe stockés uniquement sous forme hachée.
• Dossiers générés et factures chiffrés au repos (AES-256-GCM).
• Cloisonnement strict entre les comptes clients et journalisation des actions.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives relatives à leur sort après votre décès.

Pour les exercer, écrivez-nous à contact@ultradocia.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.